Todos esses benefícios estão diretamente relacionados com o uso de documentos online. Esses softwares consistem em espaços destinados para o armazenamento de documentos em nuvem, ou seja, na internet. Dentro deles, é possível organizar as informações em pastas e seções, além de poder fazer edições e compartilhar com outras pessoas. Isso traz diversos benefícios, como redução de custos e maior produtividade, além de rapidez e agilidade.
Facilidade de acesso e compartilhamento
Independentemente do método escolhido, é importante manter os documentos em locais seguros, protegidos contra incêndios, furtos e danos causados por água ou umidade. Além disso, os documentos são essenciais para a tomada de decisões, pois fornecem dados e informações que embasam as escolhas a serem feitas. Sem documentos adequados, seria difícil certidao comprovar a veracidade de informações e realizar transações de forma segura. As investigações da Operação apontam que existia um esquema de pagamento de propina a agentes públicos para que as empresas investigadas fossem beneficiadas com contratos na cidade. O prefeito da cidade, Mario Alexandre (MDB), é alvo de buscas, segundo a TV Globo.
As vantagens de assinar documentos online
Com a assinatura eletrônica de documentos, isso deixa de ser um problema. Os documentos digitais de Pessoa Física são aqueles que, normalmente, são identificadores de um indivíduo (como CNH digital e e-Título). Hoje, é possível acessá-los, por exemplo, na Carteira de Documentos Digitais do Governo Federal. Entre as desvantagens do Google Docs, estão a dependência da internet para uso no PC, a limitação nos recursos de edição e o espaço de armazenamento de apenas 15 GB. Para otimizar o Google Docs no celular ou tablet, o processo é mais simples.
Isso porque as ferramentas para autenticação de assinaturas garantem a validade dos documentos, bem como a criptografia dos dados. Os documentos digitais ficam armazenados e criptografados na nuvem, graças à limitação de acessos. No universo digital, porém, as assinaturas eletrônicas garantem essa autenticidade.
Ainda que a CRLV em vias físicas seja exigida para determinadas situações, o documento online possui a mesma validade legal do modelo impresso. Para garantir a segurança dos usuários e evitar qualquer tipo de atividade fraudulenta, apenas um dispositivo pode estar vinculado ao documento. Com o objetivo de facilitar a vida da população e acabar com os problemas de perda e outros inconvenientes, as versões digitais são uma alternativa mais simplificada. Elas permitem que você tenha uma série de documentos armazenados na palma da sua mão.
A Docusign é reconhecida internacionalmente como líder em autenticação eletrônica e gerenciamento de contratos. A empresa deixa de perder tempo com certas atividades, como a gestão de contratos. Como resultado, há ganhos de produtividade e de foco em tarefas estratégicas.
O Google Docs permite o download de arquivos em 16 formatos diferentes. Algo que otimiza a leitura dele em vários navegadores, apps, softwares e plataformas de produção. Todos os documentos editáveis (desde os do Documentos até os do Apresentações) disponibilizam o recurso de checagem de alterações anteriores. Isso auxilia bastante durante o trabalho em equipe remota e na recuperação de dados importantes. Tanto o Documentos quanto o Word funcionam para produção de textos, armazenamento em diferentes formatos e compartilhamento com outras pessoas. A questão é que o Microsoft Word é uma ferramenta paga e mais robusta, contendo mais mecanismos de edição e recursos criativos.
Feito isso, surgirá uma janela pop-up, onde deverá selecionar “Upload” e selecionar o arquivo no seu computador. Um detalhe interessante que cabe mencionar é que, apesar de serem concorrentes, os programas contam com uma boa integração. Tanto é que você pode baixar arquivos do Documentos no formato “.docx” que é justamente a versão utilizada pela Microsoft Word. O Google Docs é voltado para a produção textual de diversos arquivos, como cartas, currículos, boletins informativos, brochuras, relatórios, planos de aula etc.
Na sequência, explicamos como fazer um contrato online, as vantagens deste documento e como é feita a sua assinatura. Pequenas e médias empresas podem simplesmente digitalizar seu acervo e estruturar as informações dentro de um sistema de armazenamento, simplificando assim o gerenciamento dos dados. Além disso, documentos digitais podem ser protegidos contra acessos não autorizados através do uso de senhas e de criptografia. O arquivamento digital é especialmente importante para as empresas que precisam seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para garantir a segurança dos documentos e controle quem pode visualizar, editar ou compartilhar cada arquivo.
Entre as várias ferramentas que permitem a assinatura eletrônica de um documento, destacamos o Docusign eSignature. A solução permite que você assine em qualquer lugar um documento eletrônico com total validade jurídica e de forma bem simples pelo seu celular, por exemplo. Nos últimos anos, a forma como as empresas lidam com documentos, contratos e informações em geral vem passando por uma grande transformação. Com a revolução digital, processos que, antes, eram 100% manuais passaram a ser informatizados e digitalizados.
Por que adotar o uso de documentação digital na empresa?
Para criar uma conta no Gmail, é necessário clicar na página de criação de conta. Nela, você insere alguns dados de identificação, como nome e sobrenome, nome de usuário (será o seu acesso permanente) e senha de acesso da sua preferência. O homem, que não teve o nome divulgado, foi até a delegacia na quarta-feira (25). Quando os agentes checaram os dados pessoais dele, encontraram o mandado de prisão preventiva expedido pela Vara Única da comarca de Montes Altos (MA). Um homem de 40 anos foi até uma delegacia de São Miguel do Tocantins, no Bico do Papagaio, para registrar um boletim de ocorrência por perda de documentos pessoais e acabou preso.
Os documentos são fundamentais para a organização e funcionamento de qualquer instituição ou pessoa. Como você pôde ver, a gestão é uma etapa essencial para garantir os melhores resultados para a sua empresa. Quando muitas pessoas têm acesso a um mesmo documento online, pode ocorrer o uso indevido dessas informações.
Então, com os documentos digitais, é possível proporcionar essa modalidade de trabalho, se for algo mais estratégico para o seu negócio. Assim, o Google Docs é uma opção de fácil uso, que contempla múltiplas funções e de custo praticamente nulo (exceto se houver necessidade de compra de armazenamento). Entre os pontos altos dele está a conexão com os programas da Microsoft, o que permite utilizar o mesmo arquivo em ambos os programas. Problemas no acesso à internet, seja ela Wi-Fi, seja ela 4G/5G, podem comprometer o uso do Google Docs.